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mso-font-kerning:0pt">2012 ! i4 Y$ p' b$ _/ L4 v' J9 j
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容) Y' L, H2 A' `2 Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " {8 y% G# h1 B: r2 m0 Z
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! F2 a: |6 a. a$ {1 r2 c8 V! hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。/ f; K+ H/ A5 ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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T+ d; B- z7 K$ r) \/ l8 g; \2 Xmso-font-kerning:0pt">1. J) T9 B( }. F2 D: e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 K4 d1 k5 O# b+ I8 \; r
: |0 t/ [6 d3 d9 Y# B. v+ n7 s$ [( _7 {# G; ymso-font-kerning:0pt">2. & R& X& v6 b4 D; [+ E8 M/ c) f$ }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。+ k- V6 A; b, r; J% s4 T4 m# {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * u3 _% ~% T4 B0 j% M+ i* g3 w% I A6 F
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mso-font-kerning:0pt">1. $ V% H1 @/ Y0 u/ C+ F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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6 l1 _" h) Y' \mso-font-kerning:0pt">2. 3 ?' x( @0 R1 L$ A7 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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- n# `8 T4 |3 E' [* w1 Q! k% z3 T9 J( Z- W0 B jmso-font-kerning:0pt">3. + H9 p& o2 R t6 t: r6 u ~* f. _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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. c* l. y6 i3 G! l: L u e" T6 Hfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
" o7 j. B6 S5 v$ P6 V3 bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。& z) O( U% r2 fmso-font-kerning:0pt"> " ]1 n$ u* ?3 A2 O2 @- `
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, @1 X- X" d8 }; B$ Z3 `8 u) [3 J& P
mso-font-kerning:0pt">1. $ M% `( R' z) b1 K, W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. * ^& ?1 d6 q$ V2 M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. . w1 }; G8 O# j/ n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 o0 }7 i6 a j, e7 tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; @2 p) G8 y! S; |- a) k1 \. _+ h! a
. _- v" s& b6 _% E1 ^8 b7 F; R1 U$ D& v, ~$ |2 u( T6 v) Rmso-font-kerning:0pt">1. 8 ]6 M6 l9 g# J$ _1 C% }7 T# S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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/ a% m3 P$ \) A* M8 \9 Zmso-font-kerning:0pt">2. ) I# g. @/ j* |3 W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 $ p9 O2 c N, m1 F
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8 {! N# \0 k' E8 ?' emso-font-kerning:0pt">3. & l/ e9 m3 Q9 `# x+ }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 6 h1 W* b" V$ @( s7 y/ E F7 W
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, y% k9 F' s% u* E( G
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' z0 M" p& X5 X/ O9 s8 c
3 d. X# Q3 w/ D0 e9 M# N" U! t
5 p& w" x& U. q' {mso-font-kerning:0pt"> 3 t+ C7 C: }9 C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # Z# Z! T% m% m: `+ C
+ b7 z/ Z( X r4 z2 W# g- t) g( |6 A4 n9 Hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考4 J T, j9 s/ {# h4 C
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:( e: X: J% h) n0 U6 j/ u5 d
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 2 Q+ A( ^; z8 l, W
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:& L2 E/ e: d' r0 h5 w
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 0 s% |/ H$ D8 E. w
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
8 ~" R8 U7 e. `. E9 hAR-SA">） | 
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