关于写材料的一些技巧和心得

语言诙谐质朴啊，果然高人也

在高考中，为了培养和检测学生“语言连贯表达”的能力，往往列出一组打乱了顺序的句子，要求重新排列组合成清晰、连贯、语意明确的语段（包括句群、复句），而在我们机关公文的实际写作中，句序排列问题常常容易被忽略，报刊中也少有涉及。笔者通过阅读大量的机关公文之后觉得，句序问题虽小却不能小看。在公文语段中，逻辑混乱、条理不清、语意模糊的现象时而可见，究其原因，常常是思路不畅、句序不顺。它不仅打乱了阅文者的线性思维，给阅文者对公文内容的轻松理解带来困难，而且影响了公文主旨的明确表达。
1 h9 k: d: W+ A1 }5 G" H8 O8 F& V2 k6 E' C% }- ]* g% `' Q
( D& \$ k0 ?" G' J　　公文的结构顺序常见的有：时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法，对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排，形成了固有的三种主要结构模式：纵向式、横向式、纵横结合式。下面，笔者从党政机关的工作实际出发，老秘网试结合一些范文或病文，谈谈有关公文句序排列的技巧，供同行们参考。2 A# I' G1 F/ v. @$ }5 M( }
" |; \/ \( S6 B, o. t
2 B5 x8 c' O. V& I, h& P
　　一、根据工作职能的主次地位安排句序

# v0 d) Y0 h9 C1 `# V; Q　　公文写作的本质表明：机关管理职能决定文字表现形式，文字表现形式是为机关管理职能服务的。公文是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的，其公文语句的顺序，当然只能按照各自机关工作职能的特点，根据工作职能的主次地位来安排。如某省地税局在一份指示性通知中指出：% O* j  H3 O: M/ f0 s" g

  |3 w4 H9 w: `
　　为了确保全年任务的圆满完成，各级地税机关要采取有效措施，加强征管，落实好组织收入工作的各项措施。一是要推行科学化、精细化管理，管住税源；二是要抓住重点，加强税收征管工作；三是要采取有效措施，积极压缩欠税；四是要进一步加大稽查力度，打击偷税、逃税等涉税违法犯罪行为。各级地税机关要在当地党政部门的领导下，进一步强化部门协税护税，进一步提高收入质量，增强组织收入工作的后劲。0 o, @, `4 n2 s

$ e; S7 n4 N# f, V2 O, v- \　　这段话采用演绎法，先提出“要落实好”各项措施，然后具体写“怎样落实好”，其顺序特点是“先总后分”。“总说”部分先讲目的，后提任务。“分说”部分按“从内到外”的顺序来排列：写“内部”，按照地税工作“管住税源——加强征管——压缩欠税——打击犯罪”等四项职能的主次来安排句序；写“外部”，强调“要在当地党政部门的领导下”进行。特别是“内部”这一块，没有税源，就没有税收，就不必征管，这是关键的关键。有了税源，征管就是最主要的工作，压缩欠税是第二位的，违法的毕竟是少数，打击涉税违法可以摆在第三位。本语段从主到次，依次推进，逻辑紧密，句序清楚。) ?1 B7 O* `3 {+ \" J* ?
  ?+ \: L) Z6 d5 [: ?! E: p, M/ q) r) O3 k( ~$ ?
; s, P8 [$ Z$ L/ j# b7 o; D　　但如果写作时不注意，就容易出现句子排序上的毛病，譬如某市监察部门在工作汇报中写道：1 L* g! g. c& A5 ^& `
& S6 P4 ?1 d, y% Q8 Q# \
　　我室的主要任务是查处违法违纪案件，为了加大查处的力度，我们认真研究了工作方法措施，一是发挥团队精神，充分发挥集体的智慧，突破大案、要案；二是实行调查组长责任制；三是重调查，重证据；四是抓住重点，集中力量突破疑难案件。由于我们做到了以上几点，提高了办案的效率和质量。$ V5 E9 o- B: Z
0 V6 Y  c  \. C3 }) j8 d
* m  M1 m  W; r1 C, c4 c0 O　　这段话从整体上来说，是按照“要做什么（任务）——为什么要做（目的）——怎样做的（做法）——做得怎样（效果）”的思路排列的，但段落中“工作方法措施（做法）”的排列有一定的随意性，缺乏必要的逻辑联系。有4个方面值得商榷和修改：
# E$ D- E9 }( g' T6 q' g6 V8 \/ Y! [7 C' \
　　1.句序排列不当。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列顺序可概括为“突破大案要案——明确责任——掌握政策——突破疑难案件”。其中“明确责任”是查处案件的制度保障，“掌握政策（重调查、重证据）”是查处案件要坚持的原则，即不管是查处一般案件，还是大案要案、疑难案件，都离不开这些制度保障和原则，可列为段首一、二句。2.内容欠全面。从监察室的职能来看，原文漏掉了最基本的也是最主要的职能：查处一般案件。3.句式长短不一。四个句子中，最长的15个字，最短的仅6个字，句子排列不美观，也不便于对句序的记忆。4.原文的末句“由于我们做到了以上几点，提高了办案的效率和质量”， 语气平淡，工作成效显得平平，公文主旨不够突出。拟作如下修改：* F/ u# ~: I! Z5 O
- T4 O5 b- Y' A( ]/ ?
- ^7 }) x# ]5 O/ t7 b# g  _　　我室的主要任务是查处违法违纪案件，针对往年一般做法的局限，我们改进了工作措施，加大了查处力度：一是实行调查组长责任制，明确责任（明确责任）；二是重调查，重证据，逐一落实各个案件（以一般案件为主）；三是发挥集体智慧，重点查处大案要案（大案要案）；四是抓住难点，集中力量突破疑难悬案（疑难悬案）。3 x& g1 d  Q# ]2 {/ {

; Y: @4 X- T7 Q7 g" a8 G) H　　修改后的语段，有以下优点：& z# c4 T7 ]$ H" `
; \: n3 P! L1 |
　　第一，理清了句序。按照“明确责任——一般案件——大案要案——疑难悬案”的顺序，也就是按照工作任务由大到小、工作难度由小到大的顺序来安排句子。“落实责任”是基础，“一般案件”是主体，“大案要案”是重点，“疑难案件”是关键。逐层递进，步步深入，内容全面，阐述清楚。
0 S) O2 K1 |* H4 ^1 G
% v9 |1 R! A* }% X+ \2 H) E$ s　　第二，优化了句式。充实了句子内容，使各个句子句式大致整齐，语法结构相似，近似排比，铿锵有力；加之语气一致，便于记忆。
; c2 ^1 V1 a) ?* Q4 S5 e3 V/ X$ a0 o  v0 }
& Q5 O# T- v7 `7 z: l. ~, P/ g　　第三，调整了语段结构。“任务——做法——效果”是使用频率最高的基本结构形式，但在没有具体数据或事实说明“效果”的情况下，不如将其删去或合并。本语段改用“总述——分述”结构形式，突出了工作“做法”，正符合上级听汇报的要求。
- J! _1 a4 X! y! [0 F
　　二、按照工作进程的先后安排句序 5 W% f% [& v+ j( e7 T0 D
4 u8 P; A+ c( x8 B* c/ R8 }% {, p- I. g
　　按照工作进程，也就是按照时间顺序。我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时，经常使用指示性或实施性的意见、通知；对上级汇报某项工作实施进展情况时，常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种，这些内容相对单一的公文，适用于按照工作进程来排序。如××日报社纪委一份经验总结的一个语段：- t7 e" U: G9 n/ b; h0 s3 i
7 a( u2 h$ L- X5 a( e1 ?
　　履行职责，做好干部人事工作的监督。今年5月，报社党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定，进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。报社纪委从5月22日召开动员大会开始，先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督，确保了整个过程的公开、公平、公正，透明、规范、有序。6月份，报社平稳顺利地完成了干部聘任工作，××名业务骨干走上新的中层领导岗位，×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择，初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。
+ {# @) n) \  |: O, R9 G
, S; K& [  _) |/ `* T: l　　工作进程排序法，条理清晰，事物发生、发展、变化的过程一目了然，符合人们认识事物的习惯，便于领导者考虑下一步的决策。' `" B' O! p1 K0 T" s

& Z; v1 b6 L! K0 q9 b5 l- c　　三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序. l$ A' r( {$ `- l
- p* q0 \7 F* T! w
　　所谓逻辑顺序，就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序，如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。例如，××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是：* D7 O4 a" ?- Q+ K5 n

　　全面落实各项防汛措施，做到万无一失。各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查，做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备，严加管理。要进一步强化防汛队伍，加强防汛实战演练，提高抢险技术水平，并时刻处于待命状态，随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段，对重点部位要责任到人，严防死守。+ A6 G6 [1 q/ i  }$ U
6 h  E3 i3 R' S) E+ \
: ?+ ~' L6 G7 u4 ]! h% [6 T! e2 I6 m　　这个句群紧紧围绕防汛工作职能，采用“纵横结合式”排序法。段首提出任务说明“要干什么”，接着说明“怎样干”（是纵向排列）——“检查、落实、管理、演练、固险”（是横向排列）。而这五个方面的工作也有一定的逻辑顺序，首先是要“检查”，通过检查才能了解是否已经“落实”，只有落实了情况，才能有针对性地解决问题（是纵向排列）；物料设备要严加“管理”，人员要演练待命，险段要修固，重点部位要严防死守（是横向排列）。虽然交错变化，但有条不紊。
$ Q, G. m4 ^/ k( ^: P; F  |( b4 J. C6 S$ O, f! o# `' {$ t
6 k6 X+ |% P1 a+ p　　排列句序虽较简单，但如果缺乏排序的意识，稍不注意就可能出现疏漏，如×市统计局工作总结中的一段话：" d: Z$ K6 f7 x! i" w" _0 N9 _

5 S1 y& }& `, A　　在市统计局，任何一笔数据的产生，都要经过采集、加工、审核、上报、发布的严格流程，重要的数据还必须接受社会各界的开门评估，并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制，从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错，得到了各界的认同。
7 _" G4 z0 r* I3 {
　　一般来说，认识、举措、指导思想、总体要求等，应排在“做法”之先，以形成“认识（举措）——做法——效果”的“句链”，没有决策，哪有行动呢？但这个语段却把“做法”列在“举措”之先，不符合工作职能的逻辑关系。另外，原因与结果之间也缺乏必然联系。数据的产生“要经过”、“必须接受……并实行（制度）”等都是对工作提出的要求和规定，仅有这些要求和规定未必能产生“不出大差错”的结果，只有通过正确的实践才能做到这一点。因此，要将“实行数据质量岗位责任制和过错纠正制”提前到段首，并将“要、必须”等词语改成“实行了、经过了、接受了”等表示已经进入实践程序的词语。
: O! U; l; i/ [7 \
　　可修改如下：0 y; C& W. F% A3 q% W, ?+ a' N% T

　　在市统计局，实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制，任何一笔数据的产生，都经过了采集、加工、审核、上报、发布的严格流程，重要的数据还接受了社会各界的开门评估，从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错，得到了社会各界的认同。- f" ^1 C) U6 c
) t' L! h+ d8 D( q3 R+ H0 F# M# b( D6 l$ y  v
　　四、依据领导者决策的心理习惯安排句序/ \9 C$ n8 R& N; }1 r% a' h0 l
+ |  k7 y! }7 F% b* d7 X) ?' J& b0 N1 e
　　为加快阅文速度，提高办事效率，阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯，比如，同是涉及工作经费问题，在不同的文体中会有不同的句序排列要求。# w4 {- x2 y' C! n1 t- D9 t8 I- a* E

, _) ]" w) r; i8 Z5 J9 k　　（一）在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中，经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策，而领导者从整体和全局出发，首先考虑的是“要多少钱”的问题，然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。如：! f9 _- c( J  z7 v7 T5 k$ f
' ~' a9 k. X9 J4 r4 D
! o! x3 I! v5 K6 X/ y4 W% w5 r本文隐藏的内容
/ b6 N/ z7 o! |2 I8 S3 y& d
　　工作经费问题。2011年经济普查结果显示，全省有服务业法人单位× ×万个，产业活动单位× ×万个，个体经营户× × ×万家。共涉及× ×大门类× ×个大类× × ×个行业小类，工作量相当繁重，还有相应的宣传发动、专干培训、报表印刷、软件开发、数据处理等一系列工作要做。按照分级负责的原则，服务业统计调查所需经费由同级财政负担，列入同级财政预算。经初步预算，省本级每年大约需要经费× × ×万元。1 g3 Q: J% x$ B" L5 _$ z
经过修改，将经费总额提到段首，内容进行了提旨归纳，并删去不必赘述的有关政策规定，主旨更加显现突出，更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯。
, s2 v* P3 J9 D5 |/ p3 r
　　工作经费问题。经初步预算，省本级每年大约需要经费×××万元。其缘由主要有三点：一是统计对象牵涉广，据2007年经济普查结果显示，全省有服务业法人单位× ×万个，产业活动单位××万个，个体经营户× × ×万家，共涉及× ×大门类××个大类× × ×个行业小类。二是工作程序多、要求细，包括宣传发动、专干培训、上户登记、逐级审核、质量抽查和数据处理等一系列工作。三是配套费用较大，包括报表印刷、户外宣传、设备维修、软件开发等。以上经费，拟请按规定列入本级财政预算。( b2 b. b7 Q" J) Q& `
% q2 _# u0 X! o% m, u4 `4 {+ y. ]
　　（二） 在请求批准拨付经费的请示中，宜将所需经费总额写在文尾。如某市民政局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写道：/ a1 Y3 B- I8 J/ ?9 b5 A" p
& X1 A* U4 Q( B1 \
　　在财力紧张的情况下，我老秘网市市、县两级财政共紧急筹拨救灾专项资金×××万元，但由于受灾面积大、灾区人口多、灾情严重，远远不能解决受灾群众的急难。为此，我们除继续发动群众生产自救和各县财政支持外，恳请省民政厅紧急拨付给我老秘网市受灾救济款×××万元。
/ E' `7 s9 L$ X9 y6 w- F1 \
　　在请示中，文尾的最末一句话是最显眼的位置，经费总额写在这儿最醒目，给领导者阅文和会议办文提供了便捷。一般来说，在“经费总额”之后，不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语，也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排，更不要强调此项工作的重要性，以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足，就其所在的位置，就足以掩盖公文主旨的表达。当然，按照惯例，另起一行之后应写上“当否，请批准”、“可否，请批示”之类的请求语。
, V+ _0 Z( A" T5 L) N% }) m+ X  K+ I8 D& ?# T
" V) g$ k/ ], x7 \1 `+ j6 F% u; z　　五、对内容复杂的句群，通过提炼主旨来显现句序( g- y( l, l& S# i$ h" ?3 ~9 b
& h8 t" E& A, Q2 U- g
　　一个语段由一个或几个句群组成，而一个句群，虽然由若干句子组成，却都表述一个中心，句序必然围绕这一中心问题来安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，对句序的认识就会由暗到明。有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材（情况、问题、做法、效果），但没有对这些感性材料进行理性分析，并提炼归纳出相应的观点，一时是很难分清句序的。如下例：& K1 s) Z% l; _- m2 }4 E

, Z! Z, @8 n" T$ M0 ?　　影响工程进展的主要原因，第一，××大学×××学院因缺少资金至今仍未恢复施工；第二，××机场扩建在五月底开工，××公路计划在10月份开工，今年计划新开工建设的11个工程项目，大部分仍在做前期准备工作。第三，工程报批报建时间长，征地拆迁难，以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止，严重影响了工程进度。, ^4 _! I! _  Q) Q2 f
) n5 }6 f" t' A+ S/ L$ F
( |0 m5 V  F0 R$ U& E( d! g( a8 \　　我们如果能对这些情况及结果进行分析，也许就会找到问题的症结。这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况（××学院未恢复施工、新项目长期准备），我们从中可以归纳出隐含的原因：“资金未到位”，这是主因；其次，“投资环境差”可分两个方面，即内环境（报建手续复杂，审批效率低等引起的“工程报批报建时间长”）和外环境（征地拆迁难、阻工闹事多等），建议修改如下：
/ x+ W4 p* X$ e
　　影响工程进展的主要原因：第一，资金到位难。目前资金到位率仅占预算的× ×%，因此× ×大学× × ×学院至今仍未恢复施工，× ×机场扩建等11个计划今年新建的项目，80%仍停留在前期准备阶段。第二，报批报建时间长。一般都要×个月以上。第三，外部环境差。征地拆迁难，以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止等。
$ B1 K1 B. ~8 e* ~2 M, ^% y+ l6 z. R2 v: F  l4 t3 c/ Z# Y
3 _, E/ Q# E% I8 v* W, _/ l7 w
! Y/ d6 P$ X$ e: U. s; Q4 Q5 V; K　　经过提炼、增删、归并、分类，以上语段内容充实了，分旨明确了，句序也随之准确、清晰地划分开来。
) `+ x; a- O' a* h总之，句序的正确排列对于公文的语篇建构和意思的表达有着重要的作用，不同的句序即可造成不同的表达效果。因此，在写作时，为了追求最佳的表达效果，我们完全可以在句子的排列顺序上多下点功夫。（李士钧  作者）# `

同一内容可以用不同的思路来谋篇布局，但总是有一定的模式可效仿。如工作总结一般可分为：工作特点、具体做法、总结经验和成绩、下步打算和安排。如说特点时常用“突出一个‘早’字”，体现一个‘强’字，落实一个‘拼’字”等；如安排活动一般：指导思想、方法步骤、舆论氛围、强化领导等。

的确非常不错的文章，一定学而不思则罔！

楼主文章结合实际，认真学习啦，

受益匪浅，自己平常也是这样做的，但是没有系统总结，赞一个！

总结的很好，赞一个！

楼主说的非常贴切，办法非常实用！学习

新手借鉴、学习，为以后打基础。

高手啊    膜拜啊    确实写到心坎上、点子上了