谈公文写作的一些体会

公文写作是机关公务员的一项基本工作，而初学者在公文写作中常常会遇到许多问题。笔者将长期写作实践过程中的一些体会和观点提出来探讨，希望对初学者有一点启发。
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一、公文的要求

公文的总体要求是内容简明、重点突出、逻辑严密、实事求是、体例格式规范，达到思想性、政策性、规范性和可操作性的统一。
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其具体要求：一是内容符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章，符合实际情况，所提措施和办法切实可行。二是行文关系、行文规则，行文程序符合规范要求。三是体例得当，符合规范。四是文种使用正确，标题简明、规范。五是正文结构严谨，层次清楚，表述正确。六是论证有理有据，观点明确，重点突出。七是语言符合语法逻辑，严谨、精练、准确。八是主题词标引准确，抄送机关无误。九是标点符号、数字、附件等标注准确无误。十是文稿工整、字迹清楚，印刷规范美观。

! q1 ]8 m3 o6 E  c' C% O- K# h/ k公文坚持“一事一议”的原则。公文写作就是为了清楚表述一件事情，所以，在一个公文中谈两个甚至更多的问题往往会出现层次不清，叙述混乱的现象，给受文单位不知所云的印象。

二、公文的结构
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! @9 s& S# F# e公文的结构是公文写作中需要特别关注的东西，所以要熟练掌握公文的各类结构，并做到了然于胸。决定公文结构的是公文的内容，这就像裁缝量体裁衣，什么样的体型，什么样的身材就选择什么样式，使这种样式能更好的展现穿着者身体的优势。
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' d! M2 S6 o9 M; _4 g& D8 N公文的结构一般有以下几种：

3 a6 d: w/ S2 P! r3 I' e* ]（一）逻辑关系，即按公文所叙述事情的逻辑关系写作，这类公文较多。
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（二）并列关系，公文所叙述的事情往往有多个方面的内容，需要从不同的方面把事情叙述清楚。这类公文比较常见。

: e( B4 Q- U3 @$ k2 {7 i  m7 ?（三）正反关系，这类公文体式较少，其写作目的一般以写“反”为主，而“反”又是为了提出建议、要求或下一步工作打算，如通报、调查报告等。
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三、写好公文的关键

! {& z: C- ^) U2 x0 Q/ p" \; v公文是一个广义的概念，它有其狭义的方面。每个单位、每个部门、每个人都只是承担工作中某一方面、某一个环节的职能，而这些职能又都具有其专业要求。一篇好的公文就是一个系统，它具有非常专业的内容，并采取了与内容相适应的好的结构，与实践的紧密结合，与内容表述相融的专业用语，具有很强的指导性和可操作性。亦即内容决定形式。所以要写好公文的关键是打好中文基础，学习掌握公文格式，认真钻研业务工作，深入基层搞调查研究，发现不断变化的新事物、新现象。脱离业务专业要求的公文绝非好公文。有的人想求变，想哗众取宠，殊不知在专业内容中无任何变革，无新的工作思路，只一味在结构、语言上追求新、奇、怪，都是失败的表现。所以没有思想的公文只能是公文格式的架子，没有骨肉，没有实践意义，没有可操作性，这个公文是没有意义的。
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# j0 F2 d  p  c; k4 \, ^8 Y6 U一个部门的公文往往经过长期的发展已固定成一种格式，这种固化包括表述角度、专业用词和叙述语言等，具有很强的部门特色。往往初学者自认为写得不错、在体式和语言上都符合要求的公文，结果受到单位领导的否定，这就是因为他的文章不符合这个专业的表述要求，与固化的格式不相符。纵观公文写作的初学者，一般都有两种分化，一种是抱守原来在学校学习的写作理论，而不深入钻研学习专业理论，得不到专业知识的浸润，往往写出来的东西受到单位领导的否定，感觉到郁郁不得志，对前途倍感渺茫，对自己也没有了信心。另一种是向前辈虚心学习，尽快熟悉业务，深入基层搞调查研究，将专业知识与自身已经具备的理论相结合，提出符合专业要求的工作建议和方法，得到单位领导的认可，这是成功的方法。
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5 `6 ]7 M9 {- Z0 i! W% ?  i9 ~  G$ x四、公文如何出“新”
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如上所述，一篇好的公文要有新观点、新的工作思路，而这里的“新”不是脱离专业常识的新，而是更科学、更具有指导性的新，是对工作深入思考的结果。要出新的东西，就必须依靠长期的工作实践，与实际情况紧密联系，从实践中提炼真实的、科学的东西。在实践中如何去提炼好的经验呢？这就需要先具备较高的专业理论知识，有了这一点，就可以深入基层去发现可行性的方法，有启发性的工作思路，或者通过对实践中存在的问题进行思考和批判，探索出变革之路。

公文可用的格式不多，且又十分严谨，但并不是说写作者就没有施展自己才华的空间。只要牢记公文格式的基本要求，不断突破这一专业已经固化的叙述方式、改变照抄照搬的写作作风，为公文注入思想，注入个人的、对工作具有指导性、可操作性的构想，就可以出新，可以带有自己的风格。但这也不是一蹴而就的，作为个人的思想来说，也要经历变革、发展、再变革的过程。因为你的写作方法和思想也可能固化，也需要不断突破自己日益形成的固化格式。而要真正做到求新，就只有在实践中发现、在思考中提炼，再在实践中检验，才能不断找出新的东西，正是在这个过程中，你才有可能逐渐成长为一个成熟的公务员，才有条件写出好的公文。

五、写好公文应该注意的问题

一是公文忌论理。公文的写作依据是政策、法规、上级文件要求和领导批示，而不是论文中惯常使用的论证，说明一个论点为什么正确，为什么成立，这点是初学者最容易犯的毛病。公文写作就是要说明一个事情，不需要理论的帽子，只要写明有什么实际情况、要求如何做、需要解决什么问题就行了。
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$ U1 L$ j$ d: Z$ d% X- x3 V二是公文忌形容修辞。公文用词要求严谨，对事物不用修辞去描述，不夸大其辞，避免给人含混不清的印象。公文写作的依据大多数是事实，而对事实的描述最忌形容修辞。一篇好的公文不是靠通过修辞去调动阅读者的情绪，而是对一件事的清楚表述。有的初学者认为学中文这么久、这么深了，要表述清楚一件事情还不容易？其实不然，公文要表述的是业务工作，这就有较高的专业要求，要做到从专业角度去表述清楚，就有一个无限广阔的空间。

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公文处理是秘书工作的一项重要内容，它既有与其他秘书工作相似的地方，也有自己特有的性质和要求。无论是共性还是个性，就其本身而言，有以下几个突出的特点。
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' M! D/ G2 T. b$ k 　　1．政治性强。公文是颁布党的方针政策和国家的法律法令的重要载体，是各级机关实施领导的重要工具和手段，不言而喻，公文处理工作具有很强的政治性，不讲政治，可以说这项工作根本无从做起。因此，从事公文处理的同志，必须具有较高的政治素养，特别是要有一定的马克思主义理论水平和政策法律水平，有较强的政治敏锐性、政治辨别力和组织纪律观念。

　　2．涉及的领域广。在我们国家，党的工作涉及到各行各业、各条战线，自然，党的机关的公文也就要涉及方方面面，组织人事、宣传教育、科技文化、体育卫生、民族宗教等等，无所不及。这就要求从事公文处理的同志具有较宽的知识面，不断地学习各种新知识，熟悉各方面的情况。懂的知识越多，掌握的情况越多，办文时就会应付自如。反之，懂得的东西太少，涉足的领域太窄，对很多问题就会束手无策。
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　　3．规范化要求高。公文处理是一项很讲究规范化的工作，不但“产品”质量标准很高，“工艺流程”要求也很严。如拟制公文，不但要从思想内容、政策法律上把好关，还要在格式体式上把好关，一字一句，一个标点符号都不能错。办文程序必须严格遵守，事情再急，该过的环节还得过，不能图省事走“捷径”。这就要求公文处理人员必须具有严谨的工作态度，做任何一件事情都要高度负责，认真细致、一丝不苟。
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9 @- a+ c$ c' \3 N 　　4．被动性大。公文处理是一种典型的被动服务工作。一年要发多少文收多少文、什么时候发什么文收什么文，事先无法估计，甚至上午不能预料下午的事，白天不知晚上有不有任务，而一旦任务下来，又须限时限刻完成。总之，临时任务多，处理急件多，加班加点多，工作上自主安排的余地很小，不能完全由自己来掌握工作节奏，调剂忙闲，一年到头，有事无事都处于一种紧张状态。这种特点，要求工作人员不仅要有很强的时间观念，办事利索、雷厉风行，努力从被动中争取主动，而且要有一种“全天候”服务意识，每天上班不能局限于8小时，工作日和休息日不能截然划分，不管什么时候，任务来了，家事就得抛在一边，个人的休息、娱乐必须无条件舍弃。

3 }% `3 Y+ Y: k5 b2 l: Z4 P. e 　　5．默默无闻。从总体上来讲，秘书部门的各项工作都是服务性的，都具有默默无闻的特点，而公文处理，这个特点尤为突出。为什么会这样，主要有两方面的原因。一是公文处理比较繁杂，头绪多，工作很具体。比如发一个文件，除了要经过起草、校核、签批这些环节外，还要打印、校对、盖章、装文件袋、打文件包等等。这些工作很琐碎很平凡，不引人注目。一年忙到头，数不出几件叫得响的事情；工作干得再出色，也产生不了较大的社会反响。二是公文处理是一种“流水作业”，工序多，参与的人也多。一件公文从起草到发给受文单位，要过很多人的手，整个任务的完成融合了许多人的劳动，作为单个的参与者来说，他究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很难算得清，道得明。公文处理这种默默无闻的特点，决定了从事这项工作的同志绝大多数都当不了先进，更当不了名人。这就要求他们必须有一种不图名不图利、埋头苦干、甘当无名英雄的敬业精神。