办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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2 s- V; r7 O* p& R一、办公室人员岗位认知与基本职责
( Y' M) k2 w9 w& F* r# o: P/ X, v
/ w& A7 ?2 ~/ c- _+ D9 r0 [3 a8 N二、加强办公室建设

% Z! h: K: N% C# _" q三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

- m2 R% B& I1 ^9 K# K* a5 @（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

3 B3 K. ]& n4 W' e联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

' }* Q+ z; \, z1 `* G一、办公室人员岗位认知与基本职责

- Y2 @7 i3 k7 M0 ~: U3 |（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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. L/ I6 |" D9 {- i0 X: `; m; j按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

3 W* @4 r- c- j7 D2 H  ~: A综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
* e0 s/ [$ }, {
  D# H* j2 u  {1 I& I三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

% [, c; C. N9 s" V& I二、要认真细致；
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' ~* v& x; O  d8 \8 C三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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" I) M6 _/ ?9 r4 ]责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

' O; `" B- `, }' A踏实肯干。舍得为工作投入。

0 k% b; }' h. w* m% }（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

$ x0 {# a+ F9 y! y2 K8 i4 k* |表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

1 x# ~' O+ z1 M' i* w( D" q3、心理素养

) i. |& o: [& k/ m: n心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

4 t# C3 |( `/ [) u% q( u+ Z注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

' ~; n1 F# f& j5 a调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

1 s, Z9 w: h, I/ }' t. ^9 U全局意识

责任意识

) I, X! T# j/ g" Z: e+ U% ]创新意识

7 L. b) Q1 P: L% a) u& [& d奉献意识

- g" v- u! |# T! m信息意识

程序意识
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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4 L, G( S, z" H2 X6 U0 z* E领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

! ]1 `; A. L* c4 j8 [$ k, ^他是否了解你的目标和意向?

; H% P1 f, q3 M! [他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

$ i1 l7 P* t6 ~+ n) f/ h* u: w( E3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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  d; n/ I% z" d3 E他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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, V( L; N; s- I4 X领导测评办公室人员的20道题目
& w! l/ z9 u: E
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

7 C. Z6 s5 W( A! n9 L" t, t能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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1 z% M. U/ I' `9 @0 J4 W6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

1 ]' m: K1 F7 B1 _) F能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

' L0 B  D3 }2 b9 A. y能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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' S2 t, U1 n3 L能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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" J; I8 T, i& _能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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$ \# V$ T; C6 _5 Y3 |5 A$ N领导测评办公室人员的20道题目
* X1 \1 Y3 \& M" B
" ^" p# e9 d1 ]. z3 s  U3 F3 e9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

( j  z# ?9 j1 o7 i10．他在危急关头是否沉着冷静?

, o+ ]. Z. F1 j% w% ~3 k) A当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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) x: E4 z6 B) B( k11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

+ k7 t" E0 Z  b$ R# @: k13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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8 |  V) v9 m% `# s3 H- [而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

4 a$ _# q% m1 m3 P9 Q14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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! e) ^0 ?" }" }# r; w8 j15．他语言表达是否清晰?
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& x/ r6 L- b% |能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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9 i" ~( A1 Z8 p( S4 a  u5 J能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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/ \5 E7 n2 f2 y! j& H# `9 B领导测评办公室人员的20道题目
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2 y& R& {- T. e& X; K5 U17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

: w5 y1 U  E# V% z# A19．在调研工作中他是否称职?
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/ u* m0 [4 Q" p" \' I能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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! @: \9 R. l3 @# I+ y20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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5 W7 _0 x" h: G( J$ c2 I% V! r- k启示……
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5 C' l  S  N+ o9 Q# x  I* m! j% {二、加强办公室建设

( s8 |: u' |) t: @（一）办公室建设方向

9 n/ P) s/ N3 A- X1、不断优化硬件和工作环境
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" Z. `7 o/ O- t2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

良好的电话形象
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0 A( k# T7 O. y! p) K7 e7 e& B良好的文字形象

良好的语言形象

  r& H, P; [6 p# n, e' c二、加强办公室建设

# z8 h( j6 }+ m* e# K# A9 C（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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. Q0 o, S8 |" a0 v1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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* W8 D+ t' N  h; n1 V$ `2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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2 a3 h: G1 _. e4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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! r3 [; a% c% v/ o% S- P. J+ [5、随时让同事知道你对他的感激；

" t$ L, w8 r) V9 }% i# ^3 N6、尊重个人隐私，公私之间分明；

5 e! Y9 X% m: B6 ^0 W7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

) [* P' [$ M! w+ K* ^- U/ t1 T8 C三、办公室办会工作基本规范

* w: Q7 y% z* j3 h+ F9 w（一）会议服务的基本内容会前准备工作

8 q/ ]  V& J% S1、设立会议承办部门和服务机构
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" T+ T- q% e. n0 k- p; C8 r2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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# a1 \0 o2 _- U* K8 _4 A$ }（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

& a, }# G9 R2 O- @  i3 C' H) o0 G（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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2 k' F0 S) X. C8 @" w! T; W' q' l' K4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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$ N1 B; s7 y. \+ `0 a7、会场的布置工作

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# A  ~& i8 x2 s/ y# e, E4 t
. l6 M5 Q( u: d4 G' F" C. F% D6 j衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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; `5 F# U  [! @& T. e主讲：姬瑞环
7 f' w( F% F1 r( }

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~