(一)概念
3 C7 q9 R* g% N' i$ F
4 M2 y9 s. |/ o( ?' |) A+ z1 y$ a9 E4 p; F' J
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。它根据会议记录、会议文件和其他会议材料,分析归纳而成,它既可上呈,又可下达,被批转或转发有关单位遵照执行,它的主要作用是沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作。
* u# ?" @3 g9 P/ [$ }* o
9 Z, f$ l3 D8 |: `1 J' O. G& c, ]2 r
(二)特点
$ R% G, V8 m3 {* Y+ X- s
$ V/ V5 A! ~4 ~& `3 w% P% J8 M
* `$ @$ O# |+ F; {* ~* e1、纪实性。会议纪要如实反映会议的内容和议定事项,不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。 : ?; A, n% `. _0 Y$ B, E+ c
7 ?# i" e- F' v. [9 ~
8 v0 W2 G6 d* a9 n& E" @9 F9 s2、简要性。会议纪要,顾名思义,就是简要反映会议的情况, ' Q* B! R% C5 q, Q' I0 ~! k
! n' O9 c, S( C
, U* s0 V% L& C8 b* p) I2 R5 u% i通常是通过摘要形式将会议的主要内容、议定事项写出来。
; l( z6 C$ G3 w
. f, b& T" r, A+ j6 I: f1 w; V4 g8 [ {: Q# n+ a8 d
3、理论性。会议纪要的理论性是指对会议精神、讨论意见
7 G& o* P. `, H! N- b. z9 b. T8 @/ @: Q
7 z% x3 s0 y7 `6 H5 {要给予理论上的概括,或分析总结出规律。
4 X4 O% r! r. c+ } z) S9 x' F! E2 F, ?/ E+ n- @0 t
( L: X2 W/ r2 H/ ^; I- d4、条理性。会议纪要对讨论的意见要条分缕析,合理地进
. U# Z9 j, Y% u( }6 L. X
6 Z# c- m) c( n. a7 x. ~* C+ l4 H2 R0 d. n/ c z
行归纳分类,使之层次分明,条理清楚。 " R h2 s. E# I: a' x
$ Z7 h2 s2 N: W2 W8 v; S( ~. x+ S: W; ]0 e- T" t% s
(三)类型 ! t s* b& M' d
# A) O: V5 V0 O% h+ ~
; Y& h- h$ a% ^6 F2 r1、行政会议纪要。行政例会纪要是党政机关召开办公会议或行政例会时,根据会议研究决定的问题所形成的书面材料。比较典型的如省(市)府常务会议、省(市)长办公会议。
+ p( ~8 X$ h3 j- Z# h1 n. B. c6 O }+ A" A; H: H: z) v
2 i3 U" q) q S; C/ P: V2、工作会议纪要。工作会议纪要是召开专门性的工作会议,研究一些重大理论和实际问题所得到的共识,拿出共同研究的意见、办法所形成的书面材料。
$ Z1 s: e! D# u0 H4 S. F8 `/ f. P0 W; j& _
+ a' W2 A0 d( r7 g6 ~) H0 s2 I3、座谈会纪要。座谈会纪要是为解决某个主要问题,召集某些有代表性的人员参加,通过座谈会讨论,形成比较一致的意见,然后将会议情况和讨论的问题加以概括、整理而形成的书面材料。
8 Q% l& [' h M( c% S# B
$ o) y8 m7 ~2 i4 G) I# l0 r" L# T4 a* V c* T2 J5 r/ o$ {7 Q+ a
(四)写作
0 c y$ z' O$ M/ i5 c" }5 I9 z; r5 q% a. B& w X) o
! \$ }) n* Y$ E0 {! H- ^会议纪要主要包括三方面的内容:一是会议的中心、依据和背景。即写明会议研究和解决的中心议题;召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关;会议召开的政治、经济背景;会议的宗旨、目的。二是会议的概况。即写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位,会议的经过。三是会议研究讨论的问题及决定事项。包括会议的基本情况,对工作的分析,提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求。会议纪要一般由标题和正文组成。 - r& y$ E- g2 a
' D$ l/ p8 ?9 D/ ~% F) x
$ J" c! v' P& J1 P8 V, @. j1 v, Y; n
1、标题
% @4 C N: F' _* ?- X& D
9 t' O8 E; @) T) o; ]
' G8 h6 y8 G# T9 M+ f会议纪要的标题有三种形式。第一种是机关名称加会议名称加文种。如《××市人民政府第×次现场办公会议纪要》或《××县人民政府第×次常务会议纪要》。这种标题一般都在第一页上端,并印有明显的套红字头。第二种会议名称加文种。如《全国农村工作会议纪要》、《××座谈会纪要》。第三种是正、副标题式。如《以十四大精神为指导,开创冬季工作新局面---××地区县、市长会议纪要》。另外还有直接表明会议性质,如《工作会议纪要》、《会议纪要》,指的是一般党政机关的日常专门工作会议纪要。
) B. X# n1 R' s S$ O: U
1 _0 y* c( |& q* L* s/ e3 M" ^+ z q" H* t7 V: _
2、正文 : ?5 k: G; b1 Z* Y1 f
4 n! g: N$ m* h5 E4 U2 \
7 F' U6 y6 a6 q8 f1 ]! s会议纪要的正文,一般采用总分式的结构方法。就是将正文分成总述和分述两部分。如另有总结式的结尾,则是总-分-总的方式。具体写法和要求如下: ) `8 `% W" |5 ]3 ^" R7 F
$ i: J4 F2 u' u) \9 J
u* x; R2 O1 M
(1)总述部分
6 G: v7 C6 {& H9 E* x$ c5 ?3 {7 P4 c6 ^+ N; E: z
! R* ^3 m* z1 r, e* P
这是全文的前言、导语,即会议概况。一般要简要地交待会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的评价。
& W4 Z" Z% A+ H& r: n3 T9 c0 `! n( s2 O; q. S# I7 t4 Z
6 d5 L1 \& t( G) `
(2)分述部分
1 ?; |$ X0 p2 r, ]) B& ~8 z' e: U3 s7 k; m" D+ i% p( g
$ h( i' G1 Z/ m; f7 t/ k2 t这是会议纪要的重点、主体,主要应写出会议讨论情况和结果。一些简单的、小型的会议纪要,可不写讨论情况,直接写出决议事项。大型的会议纪要,一般均不应省去会议讨论情况。尤其是一些学术讨论会、座谈会,既要反映与会人员的一致意见,也要反映少数有价值有代表性的不同意见。具体写法有以下几种:
- z* Y: L W$ C, b. i7 l
3 C, K; Q1 P4 B) A' ^ \6 ^- s1 i5 v3 V+ q$ H3 F; A& s% f# R
分类式。即按其内容性质,进行分类。每一类有一个小中心,以数字或小标题标明。较大型的会议多采用这种形式。 * P; E% l. x% {# r2 z6 U, A" ?
# t' I. u, q- M; F, n
3 @4 }. D( A. B7 @+ r3 f发言记录式。就是按在会议上的发言顺序,将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些讨论会、座谈会的纪要,常采用这一方法。 ! J6 n, p7 U1 {' c/ P
- F: J1 |+ ~/ X/ b: s. W8 ^/ ~
0 o/ s9 W% G' h$ z- _% {9 O综合式。就是将前两种形式综合在一起使用。这种形式不仅能用综合的方法反映出会议的重点,而且能如实反映在具体问题上各人看法的异同。一般的座谈会、讨论会常用这样的方法。
0 H5 ]& q% j" S5 @1 c) \0 V1 `, s) T: ^) P( V, y
& Y" ?- U e ?, x# ~7 Y- n q2 p9 u
(3)结尾 % X; j5 l3 S% i3 k9 H6 V
, y0 P1 ~: R/ [7 e) F( N6 ^
/ v b8 V* e7 ~$ y结尾一般要写明两方面的内容。其一,提出希望。其二,交待会议的有关事项。如要求某单位、部门对会议提出的问题进一步论证、拿出解决方案或对文件进行修改完善等。
; o' i U$ V& k/ ~# K' ^# o+ M1 V! a
1 M3 g/ T) d6 L(五)注意事项 : t$ v! B1 X3 a9 U' U8 i
! l L7 p* \' f+ c" {- e5 k; c( y, b& J; |
1、要做好材料工作。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,写好纪要,必须收集、掌握会议情况,按会议精神和领导的意图对材料进行筛选,对选用的材料进行分析并围绕中心精心安排。 . P# r0 N6 z; u6 q
4 a8 {" r# t5 D, o$ o4 V5 ^8 _
# O2 ]5 n7 H( `# `" R( T6 \. N$ s2、篇幅不宜过长,语言要简明。叙述中可兼记与会者的发言,增强纪要的真实性和生动性。常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议议定”等之类标志性用语。
% Q/ V) O9 E; |; ^9 ?
/ q/ {+ H0 z5 M/ U
7 s$ I; {2 J+ ~3、内容必须真实。准确反映会议的真实情况和基本精神。要限于会议议及的内容,不可将执笔者个人的见解掺杂进去。
9 `2 m- L$ `' C |