专家谈会议纪要的写作方法和技巧

一、会议纪要的定义
   

    “会议纪要”属于法定公文的一种。
　　中共中央办公厅1996年印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称现行《条例》）和2000年国务院发布施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称现行《办法》）关于法定公文的定义明确：法定公文是依法处理公务活动的重要工具，必须具有法定效力（或特定效力），同时具有规范体式（或规范格式）。
    会议纪要在各级机关多年使用的实践证明，它完全具备法定公文的两个特征。其一，它是将会议议定的、与会各方以及有关单位必须共同遵守或执行的事项和主要精神，经加工整理而成，具有法定效用。其二，会议纪要拟制时又都约定成俗，有相对统一规范的体式和制发程序。
    经过若干年的实践经验总结，关于“会议纪要”的定义更加科学、准确。1996年印发的现行《条例》定义，会议纪要“用于记载会议主要精神和议定事项”。2000年发布施行的现行《办法》定义，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。显然，会议纪要与会议记录不同，与报道会议概况、会议内容的简报也不同。其种种区别之中最重要的一个区别就在于，会议纪要具有特定的法定性，而会议记录、会议简报一般不具法定性。
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7 H9 o: I, m  K0 u8 v8 d二、会议纪要的作用、类别和特征
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9 c# P+ \8 Q% P' O6 ~* i    “会议纪要”是根据会议主旨并在会议记录的基础上概括、提炼写成的，通常用平实、精练、严谨的语言综合会议情况和结果，具有纪实性、简要性和指导性；既可上报，又可下发，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行的特征。
+ w2 o& q; z+ ^& q, \8 O    一般说来，工作会议、例行会议、座谈会都应当产生纪要。为了工作需要，它可以直接下发，也可呈报上级批转下达，还可以由主持会议的机关和领导同志加批语下发，有时还可将会议纪要公布于报刊。
    纪实性，是会议纪要的基本特点，也是拟定会议纪要的基本原则；简要性，是会议纪要的基本要求，洗练是会议纪要的特点；指导性，是会议纪要的基本功能，会议纪要必须集中反映会议精神，一经发布和下达，便对与会单位及有关单位或人员贯彻执行议定事项具有指导和约束作用。
    会议纪要一般不单独行文。如需将会议纪要报送上级机关，必须用一份报送报告，附上会议纪要一并呈送。如需印发下级机关执行，则要用一份批转通知，附会议纪要一并下发。
    按会议的性质，会议纪要大体上可以分为三种类型：议决型，情况型，消息型。
    议决型会议纪要，用以记载和传达会议的议定事项。这类纪要政策性较强，具有一定的指导意义。它是根据会议的议题和会议讨论情况，包括议决事项，加以分析、概括主要的结论，提出解决问题的措施，以指导工作任务的完成。这种纪要适用于重要的工作会议，如《全国农村工作会议纪要》（1982年4月6日《人民日报》刊载）、《海关工作联席会议纪要》（1989年）；也适用于专业会议，如《江苏省人民政府专题会议纪要第4号》（2002年1月17日，研究2002年全省企业改革与管理工作意见）、《南京扬子江石化有限公司专题会议纪要》（2004年4月26日，研究建立有限公司经营指标考核体系）等，都属于这类纪要。可见，其使用范围很广，既有全国性的、地区性的，也有企事业或群众团体的。
    情况型会议纪要，用以全面概括会议的议程、议题、讨论情况、讨论结果和会议精神，起到传递信息、交流经验的作用。这种纪要多适用于各类座谈会、经验交流会和各种学术会议等。如《〈高等院校档案工作规范〉（试行）研讨会纪要》。
    消息型会议纪要，用以发布会议成果。主要是一种带有新闻报道性质的纪要。记载和传达会议概况、会议内容、主要议题、议决情况、会议成果以及会议中提出的一些问题或建议等。这种纪要多适用于学术性、协商性会议。如《2005年西北地区高校文化素质教育基地建设工作研讨会议纪要》。
) |5 d4 K  k/ e" E, `* O2 ~! C    按内容涵盖，纪要还可分为综合性纪要和专题性纪要。
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    综合性纪要又称办公会议纪要或日常行政工作会议纪要，常用于党政机关、人民团体和企事业单位等各级领导班子研究问题、部署工作的一揽子会议。这种会议内容广泛，常就各方面问题进行全面讨论，得出若干结论；有的还形成决定，要求有关方面执行。

  X) k9 ~6 U/ y) z& ^) v% z& f    专题性纪要是对会议讨论的中心议题取得的成果所作出的纪要，多用于专业性会议。此外，还可以按会议性质分类，如例会纪要、座谈会纪要等。
    角度不同，类别不同。

    《江苏省人民政府专题会议纪要第19号》（2004年4月20日，研究分析能源供应形势，研究对策措施。见例文1）和《南京扬子江石化有限公司专题会议纪要》（2004年4月15日，研究公司煤炭采购问题。见例文2），如按会议的性质，它们都属于议决型会议纪要；如按内容涵盖，则它们又同属于专题性纪要。


$ j  L5 g+ u6 z7 z+ Y4 ?三、会议纪要的结构与写法
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    “会议纪要”一般由标题和正文（正文又包括前言、主体和结尾三部分）组成。会议纪要一般不落款，成文时间可写在标题下。

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1 ^$ r, m9 F, O         1.标题。
    会议纪要的标题有3种形式，位置都在正文上方正中央。
　　一是会议名称加“纪要”，如《四川省第一次防火责任人会议纪要》《全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要》。如属办公会、例会纪要的标题，只要求标明哪个单位、什么性质的会议。这种标题，在一个单位内是固定的。如《省委常委会议纪要》《江苏省人民政府专题会议纪要》。
    二是由发文机关、事由、文种组成，如《广西省人民政府关于加强少数民族地区文化艺术交流问题的会议纪要》。
    三是正副标题式，如《全球化进程中的中国文化——南京市市民保护传统文化座谈会纪要》《贯彻党的十六大精神　开创三农工作新局面——河南省农村工作会议纪要》。
    上面例举的一些座谈会纪要的标题，主要是把会议讨论的问题简要地标出来，每次的会议不同，标题也不同。总之，不论什么样的标题，都要起到使人一目了然的效果。
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/ L2 W- z! y$ g4 T          2.前言。
    是会议纪要的开头部分。主要是简介会议概况。即以简短的文字把会议概貌叙述出来，给人以总体印象，对会议有一个总的了解。
9 F8 ]8 _* }6 [3 @7 o$ j' m6 x    如《江苏省人民政府专题会议纪要（第19号）》的前言（见例文1正文第一自然段）：“2004年4月19日，李全林副省长主持召开省能源联席会议第一次会议，主要研究分析当前能源供应形势，研究对策措施，布置当前工作。……同志参加了会议。” 和《南京扬子江石化有限公司专题会议纪要》的前言（见例文2正文第一自然段）：“2004年4月15日，包能源副总经理主持召开了煤炭采购专题会。……等参加了会议。”前者155字，后者153字，但说清楚了会议名称、届次、目的、任务（内容），开会的时间、地点，会议主持人，参加和列席会议的人员，会议主要议题和主要成果等。
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         3.主体。
5 Y# s6 _" j9 U( H9 }+ I* V    也有的会议纪要开头不写会议概况，很快就进入主体内容。主体，是正文的主要部分，也是整个会议纪要的核心部分。概述会议的内容、决议、主要精神和任务。
    如《江苏省人民政府专题会议纪要（第19号）》（见例文1），和《南京扬子江石化有限公司专题会议纪要》（见例文2），写法略有不同。但由例文1、例文2可知，会议纪要的正文这部分内容，是根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的成果，包括对会议所讨论的问题的现实情况的分析和认识；其重要性、已有成就和有待解决的事项；对会议所讨论的问题今后应采取的方针、政策、解决办法；组织领导和措施；需要向上级机关反映或提请注意的问题等。
    主体的写法有三种：
    （1）概括式。也称综合式。即把会议所讨论和议决的事项进行综合概括，按性质归纳成几个方面逐一写出。这种写法的好处是主次分明，有利于突出主要内容，有利于从原则高度把问题说深说透。一般不反映意见性、要求性的内容，主要记载会议情况和结果。这种写法多用于小型会议，讨论的问题比较集中、单一，意见比较一致。
    （2）分项式。会议规模比较大，讨论问题比较多，涉及面比较广时，可采取这种写法。即将会议讨论和议决的事项分条列项，按主次轻重有序地写，使之条理化，一目了然。这部分内容常使用“会议认为”“会议指出”等导语，以此引领下文。其好处是写作结构眉目清晰，事项读来也清晰，便于理解执行。
4 [  l) @4 ?2 U1 h3 h    （3）发言记录式。也称摘要式。即按会上发言的顺序或内容性质分类，把与会者的重要发言摘录出来。注意先写发言者姓名，后记其发言；且仅摘要点，不可原话全录；在记其第一次发言时，应在其姓名之后用圆括号注明其单位、职务或职称。好处是尽量保留发言人谈话内容的完整性和风格，既如实地反映了会议讨论的情况和每个人的意见，又避免了一般化和千篇一律，比较客观、真实、具体。有些座谈会，如学术讨论会、市民论坛的纪要常用这种写法。
/ v0 ^' _1 |2 d7 i8 h; x9 }    （4）条款式。也称条项式。有些重要工作会议围绕会议主旨形成的意见、确定的事项比较多，带有决定性质，而且每条意见、事项可以单列成文，可采取条款式写法，把会议讨论的内容分列为若干条，一条写一个意思或一件事情；每条的开段领句，即是该条的中心意思。这种写法的好处是条理分明。例文1、例文2就是条款式会议纪要的典型范文。
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         4.结尾。
    这部分有的提出一般性的希望、号召；有的要求有关单位认真贯彻执行会议精神，努力完成会议提出的各项任务。也有些会议纪要，如例文1、例文2不再单写这一部分，写完会议精神和决定部分就戛然而止，结束全文。
    有些纪要（如例文1）的尾部还写明会议纪要整理单位和纪要整理时间，标识主题词，注明上报下发单位、印发机关和日期以及印发份数。一些工作例会的纪要的结尾，有时还将出席人、列席人、缺席人姓名写上。
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* Y$ e, g& Q% ?" f" b' j四、拟写会议纪要的具体要求


. U, E# \9 |+ x+ M    会议纪要是综合整理会议精神而成的。在落笔之先，应认真研究会议有关文件，尤其要认真查阅会议记录，着重阅读有关议题及决定事项，吃透会议精神，把握会议主旨，然后再动笔。具体要求可以归纳为“四要”：
  t' f" b' V5 s: ^         1.要弄清会议主旨，紧扣主题，突出中心。
    纪要是为贯彻会议主旨服务的。首先，应当围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼、概括。着笔重点不是会议过程，而是会议的决议和成果；不是罗列会议结果内容，而是对结果进行归纳概括；不能空泛落套地议论，而要求有实质内容地表述；不能记流水账，而是要集中写好会议重点内容。会议明确和解决的问题，凡是与会议主题有关、联系紧密的，要尽量写充分，反之，可少写或不写。否则，写出的纪要就会杂乱无章，不得要领，甚至走题。撰稿者应心无二用、自始至终参加会议，不可心有旁鹜，或因出接电话或倒茶送水，“丢掉”了会议最重要的内容。
         2.要注意真实性和说理性。
    纪要应忠实于事实，要认真分析研究会议发言者的某些观点，不可掺杂纯属撰写者个人的意见，更不可随意增减发挥。为使纪要阐述的道理有较强的说服力，可以引用会上使用的一些材料和数字，但引用之前要认真加以核对。
          3.文字上要简洁、明快，使人一目了然。
% U% `: G( k: }, a% a7 w    首先，要根据会议内容确定采取哪种整理方法，以利于最清楚地表达会议主要精神。其次，语句要尽可能简短，切忌长篇大论；每段文字不可过长，可适当多分层次。有的会议纪要，写决定事项，虽然只有三两句话，也最好作为一个自然段。
7 }" W. k$ B$ k         4.要做好送审工作。
. d" Y5 w! A$ r9 [    “送审”，就是送给领导审定、把关。对重要会议，为保证会议纪要质量，可先将纪要的要点或提纲提请会议讨论确定；纪要起草后，再交会议讨论、定稿。一般例行会议纪要，则可由秘书人员根据会议的结论性意见直接拟写，由主管领导人或办公部门负责人审定即可印发，不必再经过会议讨论通过。例如，省委常委会议纪要或省政府会议纪要，一般由秘书长审定；重要的会议纪要，则要由省委书记或省长亲自签发。企业的总经理办公会会议纪要，一般由办公室主任审阅后送总经理签发。如涉及人、财、物问题，在送主要领导审定前，还要送有关部门负责人会签，以防出现差错、失实和扯皮等现象。
　
五、拟写会议纪要应特别注意避免的问题


2 F, }6 \/ ^/ ]" o    会议纪要是党和国家规定的公文文种，要严格按照公文的写作和处理程序进行拟稿、审核、签发、缮印和分发。特别是要避免出现以下几种情况：
1 [/ v5 [; p" A% g" x7 q. i         1.纪要没有如实反映会议内容。
2 u9 m3 f6 C: c" K    会议纪要的撰写者以主观的愿望取舍、概括、提炼与会者的发言；或者用变换角度、断章取义的手法篡改与会者的观点，变更会议中心议题；或者离开会议实际进行再创造，人为地拔高、深化和“填平补齐”，这些都会使所写的会议纪要失去客观真实性。如某市委召开一次关于查办工作的讨论会，会议议定：“为了进一步提高查办工作的质量和效率，发挥查办作用，会议强调，必须坚持‘领导同志主持，查办部门协助’的工作原则，在立项、转办、上报结果等方面，都要向分管秘书长或分管主任请示汇报，重要的查办件还要由秘书长、办公厅主任向市委书记或分管副书记请示汇报”。但是经过撰写者“加工”“整理”后的《会议纪要》却变成了“为了进一步提高查办工作的质量和效率，发挥查办作用，会议强调：要坚持‘领导同志为主，查办部门为辅’的工作原则。……”这显然篡改了会议原意。
         2.纪要没有抓住会议中心议题。
: V& j7 J# }2 E8 q& Y+ `; y    纪要撰写者没有认真分析研究与会者的发言，并根据会议确定的主旨进行综合、归纳，提纲挈领地反映会议的重要成果，而是不分主次，面面俱到；或者主次颠倒，使已经解决的主要问题没有得到充分反映，次要问题反而喧宾夺主，从而降低了会议纪要的质量。如某省委办公部门召开的一次关于如何加强信息工作的专题会，会上重点讨论了六个问题：（1）今年信息工作的重大事项；（2）加强调查研究和综合分析，在提高信息质量上下功夫；（3）加强综合部门的信息工作，增强信息的综合性；（4）抓好向中办提供信息的工作；（5）加强内部政治、业务建设；（6）加强全省信息工作的业务指导。这次会议形成的纪要却把第一个重点问题给忽视了，没有详细阐述，而是一笔带过；对其它问题却写得很具体。显然，失之偏颇。
          3.纪要没有注意真实性和说理性。
# ^2 [9 B- K% F8 n" D9 P; F    在会议纪要起草过程中，撰写者对会议发言者的某些观点没有认真加以研究，引用的材料也没有详细核对，而有采取照猫画虎、照相式的“纯客观”反映，不管道理通不通，事实对不对，能否说明问题，人家讲什么，纪要就写什么，结果，表面上似乎忠实了会上发言，却使纪要起不了应有的效果。


7 f/ H1 z$ {5 Z' s六、会议纪要与会议记录、决议和简报的区别

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, F, E1 m- c, M    两者都是反映会议情况的，且文种名称仅一字之差，但约束对象和约束效力大相径庭。
3 x( l5 t. |: {2 Q; a% A& l    会议纪要是根据会议宗旨和讨论内容，参照会议记录，扼要记述会议情况，重点阐明会议基本精神的文件。而会谈纪要常常需要通过会谈双方或诸方反复磋商以后才能诉诸文字。这种把会谈结果以书面形式载录定约的文件，对与会各方在一定范围、一定时间内，具有凭据的效力。
! G5 F4 @6 m8 k$ |% Z    亦即，会议纪要通常由会议主办单位拟就，目的是议后有文，贵在“行”（遵守和执行）；而会谈纪要一般由会谈各方共同草签，用意在笃诚不二，重在“信”（凭信）。
% A7 O/ R1 R" z  S: R$ B: e( c而且，会议纪要是一次会议的终结文件，会谈纪要则一般都是会谈各方正式签约前的必要准备，常常是过渡性文件。
    由此可见，会议纪要较之其它会议文件，具有内容扼要、语言精练、全面准确、富于逻辑性等特征。文/龚仕文

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