老秘答什么是机要文件的“四个一”？

网友问题:

什么是机要文件的“四个一”？

老秘观点:

“四个一”包括：进出一个口（指机要信函运转）、拆封一只手（指机要信函拆封）、登记一本帐（指要单独登记机要文件）、传阅一个点（指机要文件传阅的形式）。这是建国前后一个时期党和国家机关对文件加强安全管理的一条极其宝贵的经验作法。可是，从近几年的实践来我们所掌握的情况看，不少的秘书人员对此熟知甚少，甚至从未听说过这一提法。

: E- s* A: T& W  \( |# z& W传阅是指在文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人又较多，故在他们中间传递阅知。机要文件传阅应当坚持“点传”，即以机要文书为一个“中心点”，阅件人只和机要文书人员之间有严格的取还登记手续，阅件人相互之间不发生直接关系，一般把这种方法叫做“传阅一个点”，这是避免机要文件在传阅过程中“不翼而飞”的一条好办法，同时，又可以防止阅件人积压文件。

% T" r  Q  c7 S# F6 o文件登记是管理文件的帐目。设立文件登记是管理与保护文件的一种必要措施，也是一项细致的工作。所谓“登记一本帐”，是指对收入的秘密、机密和绝密文件，应与非机密性的文件相分开，单立一本帐来登记，设立《机要文件收文登记薄》。
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拆封就是启封，它是文书处理工作的一个重要环节。
在文书处理工作上，党和国家赋予机要文书部门一种特有的职责，即除上级发来指定领导人拆封的“亲启”信件外，对其他机要信函，机要文书部门均有拆封权。这也就告诉我们，非机要文书部门不得自行拆封机要信函，一般称这种做法叫“拆封一只手”。

是指机要信函的收发进出，要坚持一个口，这个口就是机要文书部门。
向外发送机要信函，无论采取哪种方式，都应由机要文书部门统一负责。与机要文书工作无关的部门或人员，不得参与机要文件的装封与传递，不得让非机要人员捎带机要信函，更不能借开会方便之机，让开会人员给本单位捎带机要信件（注：这种现象在不少的地方相当普遍。试想，解放前，我们的机要交通人员爬山涉水，出生入死，不误机要文件准时送达。解放初期，在天津的一些市区机关，机要交通员的最好工具不过就是“大铁驴”，早出晚归，怀揣干粮，迎风冒雨，不误文件的送达。看看现在，摩托车骑腻了，汽车也不愿开了，懒得非要等机关召开由下级单位参加的会议时，到会场去发应由机要交通人员迳直送达的信函……这种作法实属不该）。必须注意装封牢固，以防中途破损，重要的机密文件要加贴密封条；要反复检查送达单位和收件人是否与文件的主送机关和抄送机关相符；并要认真登记，严格编号，核准份数，以防有误。
接收机要信函的单位，不论该机密信函来自何方，采用哪种方式，只有该机关的机要文书部门才能接收，中间不得转手；非机要文书部门或人员，特别是传达室不得经手机要信函的接收。机要文书人员对收到的机要信函，首先要认真查验封装得是否完好，密封条有否变异；其次，对接收的多份机要文件，要注意点收，查对有否发错、短份现象。
上述机要信函的进出必须经由机要文书部门的做法，是公文处理工作上的一条老规矩，人们通常称它为“进出一个口”。
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学习了，很有借鉴的意义。