答复类公文的特点、写作模式与文种辨析 张南平

答复类公文即专用于答复询问或批准申请的公文种类。这是笔者根据公文的内容、功用而划分出来的一个新的公文类群。在法定的党政公文系列中，有答复功用的文种（或文种类型）有3个，即批复、答复报告和复函（包括答复函和批准函）。这3个文种和文种类型，因为其功用性质大致相同，所以它们的写作思路、结构布局（即写作模式）和特点也基本相同，在写作上有很多共性规律。研究、探讨这一类公文的写作规律和方法可以将这3个文种和类型放在一起进行比较、分析，辨其异同，以求触类旁通，达到深入认识的目的。
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一、求同——概括答复类公文的特点和通用写作模式
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1 q) Q# X* m+ J! R% [下面试结合3篇例文对答复类公文的通用写作模式和共性特点进行归纳、概括。

例文1
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                      国务院关于同意青海省调整西宁市行政区划的批复
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                               国函〔1999〕142号

5 j% D4 f" P6 M2 J) @青海省人民政府：

    你省《关于变更西宁市行政区域范围的请示》(青政〔1999〕49号)收悉。同意将海东地区的湟中县、湟源县划归西宁市管辖。
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7 a% M  f; v$ z4 z: U9 P+ ^                                                                 国务院　　　

                                                           一九九九年十二月五日

0 \/ V7 T, ]" _& i6 U. ]例文2
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                     ××旅行社关于选派出国人员的复函
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××旅游局：
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贵局《关于选派出国人员的函》（××××〔2001〕3号）收悉。经研究，我社决定参加贵局举办的出国旅游推销宣传和调研活动。拟派我社资深营销部经理李××等人参加，现随函寄上经我社批准的出国人员批件，请查收。有关出国费用问题，请接函后与我社再联系。
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7 t9 J; Q: j/ w特此函复。

                                                              （印章）　　　　

                                                        二○○一年一月二十三日

6 y' Y+ s( A" a$ z7 i+ `4 X* T4 o  I例文3

                  关于我校工会干部有关待遇的报告

& {' U7 G8 c" h市总工会：

3 W) h4 ~& ]- Y) T- E6 r  P: m×月×日函悉。现将我校工会干部有关待遇报告如下：
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一、我校基层工会主席由教师兼任，每年减免工作量40学时。

  o3 [. `* x0 c1 ~8 E0 V1 F二、部门工会主席任职期间享受本单位行政副职待遇，由教师担任的每年减免工作量30学时。

三、校工会委员任职期间减免工作量30学时；部门工会委员每年减免工作量15学时。

专此报告。
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                                                            ××大学工会　
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' Z" O( c  G$ e' G+ O                                                          ××××年×月×日

将3篇例文放到一起比较就可以发现，它们的写作思路、结构布局几乎完全一样。开头都是先写收文机关的来文某某请示或某某函收悉，点明答复对象；然后主体部分再写发文机关的答复意见或报告情况；结尾处可以写惯用的结束语，如“特此批复”、“特此函复”、“专此报告”等，当然也可以不写，视情况和需要而定。

' k. b: i8 w# @3 ~答复类公文的写作思路、结构布局与它们的特点密切相关。众所周知，答复类公文最主要的特点有两个，一是行文的被动性，二是答复的针对性。所谓行文的被动性，是说答复类公文必须根据来文的询问或请求进行答复。从程序上看，总是先有询问或请示，然后才能有答复，答复是以询问和请示为条件的，它是针对询问和请示而发的，所以答复类公文是被动行文。答复的针对性与行文的被动性有直接的关联，其实在阐述被动性时，也已涉及或者说包含了针对性的意思。具体说，答复的针对性主要表现在两个方面：一是答复的内容必须限定在询问或请示事项的范围之内，不能旁涉其他，也就是说，不能“答非所问”；二是必须针对询问或请示的机关行文，一般不对其他机关直接产生影响。既然答复类公文要根据来文的询问或请求进行答复，做到有针对性地答复，那么此类公文开头当然就应该首先点明答复对象，开头引述来文标题和发文字号或写“×月×日函悉”，作用就是点明答复对象，让受文机关明白这篇答复类公文是针对哪一篇来文而写的，然后再具体作答。所以，所有的答复类公文共同的写作模式都应该是：开头引述来文标题和发文字号（点明答复对象）——主体部分针对来文的询问或请求写明答复意见或报告有关情况。
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另外，答复类公文根据内容的繁简程度可以分别采用“篇段合一式”（如例文1、例文2）、“两段式”或“撮要分条式”（如例文3）等不同的外形结构体式，并酌情使用过渡句。一般而言，采用篇段合一式的公文因为内容各层次联系紧密，间隙比较小，不宜使用过渡句；而开头与主体分置两处的公文因为这两个部分间隙比较大，所以要用过渡句。
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以上所述，就是答复类公文共有的特点和写作模式。
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二、辨异——答复类公文文种辨析

- k( k8 U+ x3 a0 C  a$ I0 F虽然我们归纳、概括出了答复类公文的共同特点和写作模式，但并不能因此而认为它们的写作就可以完全一样，因为它们毕竟不是一个文种。不同文种还有不同的具体用途和特殊的写作要求，这是公文写作更为微观的内容，也是需要我们进一步探讨的内容。
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3 V+ D$ {& l" t' @0 e那么，答复类公文包括的这3个文种或文种类型之间究竟有何区别？

& ^- C7 S1 y" s9 s仔细观察、分析，就不难发现，它们的区别主要表现在公文的行文方向上。批复是典型的下行文，即上级机关写给下级机关的公文，用于答复疑难问题，指导下级机关工作；答复报告是典型的上行文，即下级机关写给上级机关的公文，用于回答上级机关的询问，报告有关工作情况；而答复函和批准函都是平行文，是平级机关或不相隶属机关之间用于答复问题和答复审批事项的公文。因此，根据行文方向的不同，答复类公文可以分为3类：一是用于上级机关答复下级机关（简称“上答下”），二是用于下级机关答复上级机关（简称“下答上”），三是用于无隶属关系机关之间的答复（可以简称“平答平”，因为无隶属关系机关之间可以看做是平级关系）。这3种形式的答复适用的文种各不相同，“上答下”要用批复，“下答上”用答复报告，“平答平”用答复函或批准函。
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' X6 g/ m) u) S# I行文方向不同，主要影响公文的语言表达，上行文、下行文和平行文的语言表达各有不同的特点和要求。一般而言，上行文的语言应谦恭，忌用指令性语言；下行文的语言要果决，忌啰嗦冗长、犹疑不定；平行文的语言应委婉，多用商洽语气，忌盛气凌人。不同的语言要求是由发文机关不同的身份和公文的不同行文对象决定的。俗话说“对什么人，说什么话”，对象不同，说话的方式、语气自然有别。写作与说话同样道理。

  y: c: d# b" L具体讲，答复类公文包括的3个文种分别适用于不同的行文关系，它们的区别主要表现在语言方面。批复作为下行文，其语言表达应当简明扼要，严谨准确，多使用指令性语言，体现出上级的权威。如例文1，短短的两句话，就点明了答复对象，并将国务院的批复意见完整、准确地表达出来。答复报告作为上行文，其语言表达则应当谦虚、恭敬，表现出下级对上级的尊敬、服从。如例文3，体现这种谦恭语气的重点词语，就是在开头部分的过渡句和结尾的结束语中都用到的“报告”一词。而答复函作为平行文，语言表达应当谦和、诚恳，充分尊重对方。如例文2，体现这种谦诚、尊重语气的重点词语，主要有“贵局”、“拟派”、“请查收”等。这些不同的语气及表达效果，需要读者认真、仔细地咀嚼、体会，方能领会其妙处。
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综上所述，答复类公文虽然涉及3个文种，但它们有共同的特点和写作模式。了解和掌握了这种通用写作模式，就能起举一反三、触类旁通之效，而不用再费时费力地逐一学习、掌握，能大大提高公文写作的效率。另外，要想文种选用适当，语言得体，获得最好的表达效果，还需要注意批复、答复报告和复函三者之间的区别。
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                                           （作者单位：广东海洋大学文学院）