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网友提问： + N+ N# J0 o& [1 h; Q
0 h. J& Y8 f; ]2 K5 N现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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' d5 K# Y+ @/ {: U) Z" u老秘回答： " O0 |% U. {$ P( _
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 , A1 ?$ _6 n: y, W
+ _8 g1 I9 ]& |, X( I●使会议开得卓有成效
3 w" \5 K: U! E# Y 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 3 N( Z/ ~" @; Q$ X; W
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 & E6 J ~3 P" ]6 B
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 # w6 N" X$ @& F( I
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
8 h5 i# B1 ^( | 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 , x. t+ R+ V% H) P% Z( ?
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 * H/ w1 y5 e- b( t7 c# g
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
# F) {5 B' x2 p0 `0 R) r 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8 j5 d) M& y9 g3 z4 w 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 5 p- h: S; ~" G! d/ O+ b
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 " J- m) a9 _; _% I8 ?4 `
10.信息要加以选择，避免过多。 5 K2 f1 w- P& I; m
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 $ l: O0 t+ ~$ g' O
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
8 {) j& b* p6 |- b1 F/ ? 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
+ C6 S4 i& |. ?+ N. _ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
2 f! d! x$ b6 w8 S1 [ 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
/ o, Q' b1 p2 A) _5 i3 ` 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
0 N+ K. j3 p) N1 E+ V$ }$ C 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 6 |' L" C/ n7 w$ S! f
18.会前先拉几个盟友。
& V' @9 m& i9 S, [" B 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
% i d7 W% X" K$ s! T" _& P2 B0 v 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 ' l t0 M$ s8 l5 F' k0 x b
●会议准备 5 I# T. i' Q: I
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
+ z# I3 M! c( O& |2 W 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 2 A0 Z" }, y/ f% T' \
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 . O7 |( r; l) }
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
$ F! Y/ N: M+ }* ?: C: e 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 8 C$ b: Y; ~) e6 S$ l- ^: [+ ~$ ?: Q
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 - ?* F) k& t. l
26.任何议程变动都必须通知主持人。 $ n; Z1 K2 d2 j- S6 Y
27.议程要尽可能短小简单。 # @' L, _& |" u: ~0 l, @5 {
28.尽量将议程限制于一页纸上。
2 }4 ]' f- y- x8 F' N& M 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ( N% G; g2 s$ A, d2 r/ Y" {
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
% K; O, M! Y3 A+ h 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
: w, j4 D6 a% i( E 32.必须将电话转移出会场。 % O0 _/ ^' K3 g0 q* f8 g
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
, f: H9 B4 A2 v3 k/ [3 G; I- T 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 2 o+ B' h: e, |! ]
35.要找个确保没有干扰的会场。 0 M& c1 Q6 r0 |
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
% Z1 q; x* N1 N- D! `( O+ B 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
: D3 \1 I' G& A `& A 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
6 f' M) I1 B" C% p T2 z( E( z# i 39.座位之间应有一臂长的间隔。
# R4 w) L* M4 y( u 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 6 b: ]9 u( e# Z; @8 K5 g2 w
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 9 z9 r( `; s) x
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
- _7 k+ J! ~2 d5 u. {7 G# G) X 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
0 u" z6 I6 m9 | 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 & i# S( K J# |1 ^
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
9 `5 f6 D) S* i6 F" h0 l" q 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
# x6 U' B$ q0 | ●出席会议 L& a' g: B' _/ W; m
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 6 a+ n8 ]! l f
47.会前拟出自己的发言稿。 ! J2 [* o" X3 W' a/ K
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
9 V1 W/ d- k0 Z* Z 49.要保持积极的脸部表情和音调。 5 ?4 [- j7 M5 T- |
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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' f, i- r1 q- r% G% E: s9 v' R 51.开始发言前先作深呼吸。 ! y* F1 o$ a: V* T
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
6 b5 h4 ], G/ K4 K8 g6 b9 ^# j 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 . @; r l8 Y6 e9 e$ a0 N" @8 W6 \/ E
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 " p0 d _; O3 @- o
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
3 ~: H( F: ?+ H 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
/ o/ R8 }, j& m& Z: A8 c* S 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 : n" o0 L7 `" x( r! I
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
% ^) p* d8 Y3 O: ? 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
, `0 b c7 U6 P; v9 P6 i3 N 60.必须按照议程顺序作会议记录。 / f. ]7 N+ ^& N5 Y% Y) @9 K
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
9 P* C( g3 R) t; V6 `; | 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
' X! H7 r3 b# H/ r* k 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
3 y+ P4 e- w6 x3 u+ s1 [6 I ●主持会议
9 E, `) H7 H5 x8 ?; W9 p8 w 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 & N, d# _2 Q5 @: @* K9 s! e
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 9 g! k8 E: L2 e2 g% [+ G
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 4 |: p5 N6 e- X: o; ]' u
66.尽量于会前认识新来者。 $ ]7 B2 |, _2 C7 r
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 2 e9 Y c+ A, e) W8 X
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
9 S" t! ]5 d( r3 N9 K) [, @ 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ) j8 K E' _3 u, A
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
& P" s/ ?; H7 d( L3 s1 Z3 I 71.要制止支流辩论和私下交谈。
8 q+ @% k, W) W0 J 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 , Z7 v0 s( s0 |( @3 n
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 . D5 i: |3 h; l! }
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 4 ^) N, s; S* i2 M+ u5 |/ _
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
- `* J+ N2 R# B. \. d( c 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
0 P% W! K: \' n; J* P! V 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ( X; Y6 A1 k; H
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 8 e! O5 c8 L% w9 u1 _% [" u& L$ P
79.必须清楚每次会议的规则。 9 F: F% {1 P0 e r
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 - y- k, Y7 @/ R
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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