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# t/ E. `; a4 |% E 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
6 w5 Z% q. G! V; s2 R+ r% u 做会议记录，写着写着笔没水了；
) @% H$ K- s) _; R, z b 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 e% Z% H: B1 I' X1 w
用胶水时，找不到刷子；
! H7 Z6 \- x2 O5 p+ H: R4 V 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
7 p' ~5 a1 A, O- D/ l, o 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ x" f$ C) A& Z" v0 ]& j- s 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 + T- ]" s' t* ]& c0 r
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
3 i5 k" {1 O7 g& I B- G 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ! J1 B% I8 \/ {9 C5 o) E7 ~; L
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
4 V/ o* }7 `& J+ q 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , Q9 M! @1 `6 ?& }4 n
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 5 g! c$ X6 b' R
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 4 g: v& s6 M' H' O* J0 i$ H' N8 A
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 L0 r2 O* {) h2 _( G1 O
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 / c( S1 E6 B1 q. X0 E u
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 ?- g$ j: u3 B( M 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
6 y! s% q/ n5 w: I; } 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # i* I. H0 c5 L# `+ \7 d
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: u9 x$ m/ b3 {' T 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
2 W9 g, }* T# N+ ]0 z 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 - }& T" e7 v! ?9 l
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
, _0 L& Q' w- s& [/ E 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ) J7 `- G$ H( J+ J' l; Q- D% Y
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- z9 O1 r* S( j& d Q: F3 ?) r8 N W 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 + d* U" x9 o+ i- @
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
* C3 m0 ?. S$ `0 B7 S5 S- \' L 9、与本职工作有关的表格。
( J: u' b3 z. Y# ~ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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