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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
. _* ]( _5 ~' [! b- ?! f/ n. W E 做会议记录，写着写着笔没水了；
4 w3 r6 [4 ?. I# V1 y 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 6 |2 b& S% x3 S; ]
用胶水时，找不到刷子； ( E3 P9 u) K& i& g( T5 W( k) C
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； % T4 E3 X a) K: `4 Y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & [1 v+ [! W7 c! ^! I- I
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 # E5 a& L F$ j+ h! V' U
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? , B' Z! {) |, w# ~# L
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
$ C' r; p: [ t" w4 w 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 8 ^: {4 W+ t6 }* |! o
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 . u6 d6 ^( E" d' |/ q* \
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 D p/ U) j( H6 c 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 : G& k; w; l% s% a
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 }4 u& f, u8 F) L
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 6 Q4 o+ f0 x l; X, ~% X( x5 e
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
4 Q8 x5 X6 l' D1 h* K! F1 M) p 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # P; A4 G; U/ A- X' M S
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 % f' D: p$ g2 F% ~1 y
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 * i! O- i1 A/ N
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
; O& ~- [- f3 n: N9 e4 {+ F 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 $ h/ `( |0 z' ?
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 8 a: `. X7 z/ ]. h0 |4 `( E
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
$ K5 }2 Z. m2 ?6 y7 V 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 , A$ i# @' o; x/ g$ ?
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & B2 V0 b/ S/ k1 t7 R# {6 Z
9、与本职工作有关的表格。 5 q9 F: c. D% _! I3 K
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。4 M" \1 C4 C- X1 G+ X% x' o9 K
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