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一.总则 7 M4 F6 z" R4 o) F/ i2 W; z {" y
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
! O( L/ n4 I% w7 ?6 j! N! [ 本办法适用于全公司各部门。 . a! O- W* H, j, P/ Z* o# h3 A
二.对外接待范围 8 [1 l7 i/ {" T
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
+ m9 }" o0 |1 f% M- |, [0 G3 ` 接待的对象分为内宾和外宾。
' I' z! \8 M6 P& S& x! q6 Q( K 三.对外接待部门
9 |+ W, o4 ?2 |+ ^- e2 ?9 _ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ! \ H) v" W9 y6 b/ b
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
/ {+ T, K2 ?" |* { 四.对外接待原则 4 I: H0 r8 O9 i: q2 _) L
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 $ T: F$ Y! x2 N3 [6 E
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 # T" V$ r, c- s; s' n" t* Q
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 1 O; L* H4 f' J4 x$ m: m
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 % ]8 v0 v0 O9 |
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 7 E6 Y: O/ A) U3 p6 T
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
2 N+ ~$ T0 q: m5 ?! T9 z 五.接待规格的确定。
0 u7 L; d; a5 `; ]2 ^ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
9 w8 w5 z: g5 s9 ], p1 \ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 " q# L7 W2 R' L9 f% \* {
六.接待礼仪 ( i. N' f8 p1 `2 M( G- K
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
: m$ h% v! Q) d! j- m; O* ?- ] 2.接待：主动起迎，问明来意。 ) G0 u$ w- j' h$ `# @1 Y
3.安排交谈地点： ) S% E1 g/ o+ D6 x
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 4 l& W8 X7 L) A
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
% A1 I. v9 |4 _+ F. o& f ⑶切忌让客人久候而无人问津。
# O# p" A- d( C. h ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
' E7 V5 J$ P$ ]2 L 七.引见。
3 X8 |3 k- ~. Q 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 : A% W3 i) W& T8 C* z2 P1 E
引见顺序； ) p/ P( H+ y) y' O2 `. i( z& T
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； * W q Q, N; x" K9 H L5 P+ R
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 7 k* v( R5 }, ?( l7 I$ r
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 & D; M. N# |* O8 C/ G2 a" b* F
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
4 c7 \9 \, ~3 U, A+ c 八.行路。
6 T% T- ~+ N2 a# c 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
6 G# C' w2 Z2 L7 n# _" Z 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 4 ~8 w+ r* h8 ]; G. |9 R; g% I
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
3 W: b1 y. G1 l& A" L7 g 九.其他。 * D- ?5 D; G$ [, T! ~5 w: d5 T: P
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
. M) o! I. ~" o# M1 q4 w/ K8 @, r 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
) w6 u$ q0 `- v% `6 f' f 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 & Y! A9 `! a4 T
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 # H d) f; Y2 ^: @2 |9 G1 w0 i5 W
㈠接待内宾。 , h7 l6 V, V& C+ x7 Z I9 x
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
0 \0 m1 P) R/ X0 P 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 , @% m- w# k: K0 H
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ! b4 i( i5 Y) ^4 w4 }6 f
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
' N$ }* N4 b# L2 O4 {7 k 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
0 o1 y$ E" e6 }" R" C/ m2 j' m 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 - h* C. b$ v- h- v% i7 I
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
|/ o: z* ^) n( z6 D' `+ ~ 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 / g! L. B6 Q6 w/ v+ }: `' |) p1 H$ W
㈡接待来宾。 9 F+ G! O+ P4 H/ e- a& F+ s& L2 k
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
( k; s5 I D& _/ g# n4 H. Z# ?, J 迎送。 ' L' `% t; y; i" I! t2 Y
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
3 c, ?" [! c# ~ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
% ^& m. [9 F5 d' f( a 会见会谈。 3 k3 P3 F! T. Y, @8 b' P
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 0 F. w& \3 `% h# [; k W7 B
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
) x) ]) n3 k s0 y8 F 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
- U2 q& P9 U& [# j* r 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
. G1 j5 d- z9 g' d9 s6 r 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 % I; n7 _, j. d* z6 P/ p
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 6 H2 O$ K- t' \( K( o! _ }. f
宴请。 + P5 W! `# ?6 O9 a0 q; M
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 5 k( M- P" B. x+ k
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 - ^4 |$ s/ \! K6 l9 a7 s+ _
文艺晚会。
% A+ k& ]" N7 r" N- U 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 1 j a, P7 K9 q$ l; A/ B0 t! U0 f
参观游览。 3 P- D7 L7 ^6 t* t# v
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
& j, b6 D4 R) s: w 接待标准
; i- N8 d" j( v' F/ U: O% f. U5 C ⑴用餐标准。
7 N j" q7 g% y e 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
1 o3 j: x7 F- A& `7 s# o1 ` 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
9 c1 T' C1 Y+ c! e3 Q 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
( f8 t, _ d; ?, W) }: ` 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 . A7 G& S) x4 _
5、常客 员工标准 3 ?; S# r* v" Q# B+ y0 H
(2)住宿安排。
( y- Z* x! P' X" _9 T, A 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
0 h7 u: k7 o, L7 g; v* \ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
4 S: k1 e& O% C# _" x$ c1 k6 E 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。" z6 T- g: q5 D+ ]4 z, F
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